Cómo Discord ayuda a organizar eventos

Introducción: por qué Discord es exactamente

Discord combina anuncios, registros, recordatorios, conversaciones en vivo, moderación y comentarios en un solo lugar. Para mitapas, seminarios web, showcases de lanzamiento, sesiones de comunicación o reuniones fuera de línea, esto significa: menos herramientas → menor fricción → mayor participación y compromiso.

1) Arquitectura del servidor bajo eventos

Canales (conjunto mínimo):

INICIO: '# reglas', '# verify', '# announcements' (sólo comando)
️ EVENTS: `#calendar`, `#rsvp`, `#event-faq`, `#event-chat`
LIVE: «Stage «/salas de voz para reportajes, «Greenroom »para ponentes
SOPORTE: '# create-ticket' (el bot crea un ticket privado), '# help'
POST: '# changelog '/' # event-highlights' (resultados, registros)
STAFF: «Planificación», «Guión», «Bots Logs», «Incidentes»
LOCALE: '# en', '# es', '# tr', '# pt-br', '# es' (visibilidad por roles)

Roles:

'@ Attendee', '@ Speaker', '@ Host', '@ Moderador', '@ Tech', '@ Press', '@ VIP', '@ Sponsor' + '@ Region/language' para temporizadores y locales. Principio de derechos mínimos y 2FA para el equipo.

2) Planificación: desde el Brief hasta los Timings

Información del evento (núcleo): objetivo, público objetivo, KPI (registro/participación/ER/inspecciones), formato (escenario/panel/workshop), duración, fecha/hora, lista de funciones, riesgos.

Escenario (run-of-show): tiempos de espera en bloques (minutos) que dicen que estamos mostrando, puntos interactivos (encuesta, Q&A), script de respaldo cuando falla.

3) Registro, RSVP y weitlist

Cómo arreglar:

La publicación en '# rsvp' → el botón «Ir» (el bot emite '@ Attendee' y escribe en privado «guardar fecha»).
Límite de asientos: cuando se alcanza el límite, el bot transferirá los nuevos a '@ Waitlist'.
Recordatorios: T-24h/T-2h/T-15min en '# announcements' y la persona' @ Attendee '.
Para offline: el campo «FIO/documento/contacto» no se recoge en el chat, sino a través del formulario; Confirmación - en una persona.

Plantilla de anuncio:

💡 Título corto

Demo Day: Nuevos fichajes X

💡 Cuándo: DD. MM, 19:00 (Europe/Kyiv)
Formato: Stage + Q&A + sorteo
RSVP: haga clic en el botón de abajo. La confirmación vendrá en una persona.

4) Temporizaciones y localización

Publique el tiempo en UTC + traducciones locales (el bot puede volver a contar en persona por el rol '@ Región').

Duplique los anuncios clave en los canales de idiomas, mantenga posts de lending cortos con la misma estructura.

Altavoces de diferentes zonas - un ensayo con un verificador de tiempo.

5) Dirección en vivo: escena, sonido, interactivo

Escena/voz: use Stage para reportajes y voces separadas para workshops/clases.

Greenroom: una sala de voz cerrada para una sesión de sonido y una sesión informativa de oradores.

Interactivo:

'# evento-chat' para reacciones y referencias durante el informe.
Encuestas/quiz en puntos clave, «silencios» votan con reacciones.
Q&A: las preguntas van a la pista, el moderador resalta la prioridad.
Disponibilidad: recapitulaciones de texto, diapositivas grandes, tempo de voz, códigos de tiempo en el post-final.

6) Bots: automatización sin micromecenazgo

RSVP/Waitlist: recopilación, recordatorios, roles, control de capacity.

Recordatorios: T-24/2/0. 25h, post en '# announcements' + DM a los participantes.

Ticketing: '# create-ticket' → categorías (registro/técnico/acceso/comportamiento), etiquetas SLA.

Encuestas: votaciones instantáneas, retrovopos después del evento.

Moderación: capcha, antispam, límite de enlaces/medios para nuevas cuentas.

Resumen: auto-resumen de los puntos clave y enlaces en '# event-highlights'.

7) Seguridad y cumplimiento

2FA tiene '@ Host/@ Moderator/@ Tech', un registro de roles y cambios.

«Sólo lectura» en los canales de anuncio; slow-mode en el chat durante el hype.

Código de conducta (tolerancia cero a la toxicidad, prohibición del doxing y NSFW).

Privacidad: datos personales/de pago - sólo a través de formularios/sitio web, no en los chats.

Para las industrias con limitaciones (por ejemplo, 18 +/región) - roles-tolerancias y habitaciones separadas.

8) Componentes offline: chequin y navegación

Check-in Digital: QR en la cara '@ Attendee' → escanea en la entrada, el papel de '@ Checked-in'.

Navegación: cierre del post con el mapa/horario/contactos '@ Tech'.

Híbrido: Stage + stream paralelo, el moderador repite las preguntas desde el chat con un micrófono a la sala.

9) Comunicación en el día del evento

Ritmo:

T-24h: «Mañana nos reunimos» + FAQ, reglas de entrada/conexión.
T-2h: citación, enlaces a las habitaciones, por favor actualice el cliente/comprobar el micrófono con antelación.
T-15min: «Abrimos las puertas» + recordatorio de Q & A/encuestas.
Durante el evento: apdates de tiempo cada 20-30 minutos.
T + 15min: post-gracias y encuesta (2-3 preguntas).

10) Contenido y postproducción

Una entrada con códigos de tiempo, una selección de diapositivas clave, una lista de enlaces - en '# event-highlights'.

Clips cortos (30-90 segundos) - «citas del día», «demo-momento», «Q & A-perla».

Recapitulación de texto (5-10 boletos) para aquellos que se perdieron.

11) Retroalimentación y mejoras

CSAT (después del evento): «Evaluar de 1 a 5».

NPS (una vez al trimestre): «¿Recomendaría nuestro formato?»

Cuestiones de calidad:

"¿Qué fue lo más útil? ¿Qué quitar/mejorar?"
«¿Hubo un momento en el que te aburriste o te perdiste?»
«¿Qué no fue suficiente para el beneficio práctico?»
Los resultados se publican brevemente en '# event-highlights' - esto aumenta la confianza.

12) Métricas de éxito

Embudo: 'RSVP → Confirmed → Joined (online/check-in offline) → Stayed 50% → Stayed 90%'.

ER: reacciones/mensajes/preguntas al participante; pico y medio en línea.

Calidad: TTFB (tiempo antes de la primera respuesta del moderador), proporción de tickets resueltos ≤ SLA.

Contenido: registros de registros, clics de materiales, descargas.

Crecimiento: conversión de invitados a '@ Miembro/@ VIP', visitas repetidas.

13) Lista de verificación del organizador

Se han aprobado el objetivo, los KPI, la fecha/hora, el formato y el script.
Los canales/roles están listos, los derechos están verificados, «Greenroom» está configurado.
Bots: RSVP/weitlist, recordatorios, tickets, encuestas, antispam.
Anuncios localizados, tiempos de espera en varias zonas de tiempo.
Los oradores en el Brief, el ensayo y la banda sonora han pasado.
Plan B/C: guía de respaldo, sala alternativa, toma de texto.
Post-producción: grabación, códigos de tiempo, clips, recap, CSAT/NPS.

14) Plantillas de mensajes

Anuncio (breve):

💡 DD. MM, 19:00 (Europe/Kyiv) - Mitap abierto «Tema». 45 minutos de contenido + Q & A. Haga clic en «Ir» en '# rsvp'. Los asientos son limitados.

Recordatorio T-2h:

💡 Inicio en 2 horas. Compruebe el sonido/micrófono. Deje las preguntas en el hilo - el moderador las recogerá para Q & A.

Apertura:

💡 ¡Abrimos! Las reglas en el anclaje, chat - en '# event-chat'. Si necesita ayuda, cree un ticket en '# create-ticket'.

Post-resultado:

¡Gracias por estar con nosotros! La grabación y los códigos de tiempo están en '# event-highlights'. Encuesta de 2 minutos en el enlace - ayúdanos a mejorar.

15) Riesgos y cómo reducirlos

Sobrecarga de chat → slow-mode, trucos para Q&A, un canal para enlaces de altavoz.

Tiempo de interrupción → tiempo de espera, reserva «menos 10% de contenido».

Fallas técnicas → ensayo, sala de respaldo, toma de texto en '# event-chat'.

Baja participación → tres oleadas de recordatorios, DM personales RSVP roles, «calendario del mes».

Toxicidad/redadas → capcha, limitación de archivos adjuntos para principiantes, escalada rápida en '@ Moderator'.

16) Un plan de 90 días

Días 1-30 (Piloto): un evento insignia + un taller de cámara. Personalización de bots, métricas básicas, ensayos, primer post mortem.

Días 31-60 (Estabilización): calendario para el mes, localización, patrones de script, clips, mejora de SLA sapport.

Días 61-90 (Escala): serie por región/tema, roles de pareja '@ Sponsor', digestos regulares y NPS, recogida de casos «que funcionó».

17) Post-mortem: cerramos el ciclo

La estructura: que planeaba el objetivo → → que ha salido → que ha sido roto → el tiempo de la reacción → los factores del éxito → 3 mejoramientos a la vez siguiente → responsable. Una breve versión - en '# event-highlights', completa - en la privada 'STAFF'.

Discord alivia la fricción entre el plan y la implementación del evento: el registro, los recordatorios, la escena, el soporte, la interactividad y la «vida después del evento» se reúnen en un solo lugar. Agregue roles claros, guión, automatización y post mortem, y cada próximo evento será previsiblemente mejor que el anterior, con una participación creciente, participación y experiencia de calidad para invitados y oradores.